Learning Hub‎ > ‎

Speaking at a conference

Source: Nguyen, Tuan @ http://tuanvannguyen.blogspot.com.au

Kĩ năng trình bày: Cách nói trong hội nghị

Trước khi trình bày bài nói chuyện, cần phải tìm hiểu vài thông tin cơ bản. Những thông tin cần tìm cho được là: thời lượng được ban tổ chức dành cho là bao lâu, thời gian trình bày lúc nào, kích thước hội trường, thành phần khán giả, ai là chủ tọa (chairs) và ai nói trước mình hay sau mình. Những thông tin này có ý nghĩa quan trọng đến việc cấu trúc bài nói chuyện cho phù hợp với tình hình thực tế.



Biết được thời lượng để quyết định số slides cần thiết. Mỗi slide chỉ nên tiêu ra trung bình 1 phút. Do đó, nếu được nói chuyện 30 phút, chỉ nên soạn 30 hay tối đa là 40 slide – không nên hơn số đó.
Biết được giờ cụ thể để chuẩn bị cách nói. Nếu là buổi sáng, khi khán giả vẫn còn hào hứng, thì cách nói bình thường. Nếu bài nói chuyện rơi vào buổi chiều, nhất là ngay sau giờ ăn trưa, tức là lúc người ta no nê, rất dễ buồn ngủ và khó theo dõi bài nói chuyện, thì người nói chuyện phải tìm cách nói để … không cho họ ngủ. Có những thủ thuật và câu nói có thể nâng cao sự chú ý của họ (thay vì để họ ngủ).
Biết được kích thước phòng ốc để pha màu (theo như bài hướng dẫn trước). Xin nhắc lại là nếu hội trường rộng thì slide nên được thiết kế có màu nền (background) đậm, và chữ (text) màu sáng. Nếu hội trường hẹp thì dùng màu nền sáng (như màu trắng) và chữ màu đậm (như màu đen hay xanh nước biển).
Biết được thành phần khán giả để điều chỉnh cách nói. Nếu là hội nghị quốc tế, thành phần người nghe rất có thể đa dạng, từ nghiên cứu sinh, sinh viên đến những người bậc thầy của mình, và trong trường hợp này nên chọn cách nói professional. Đó là cách nói không mang tính lên lớp, mà là bình đẳng và chứng tỏ kiến thức thâm hậu. Nếu khán giả là đồng môn nghiên cứu sinh thì nên nói một cách thân mật hơn là nói với bậc thầy. Thành phần khán giả cũng quyết định cách nói để sao cho người nghe không cảm thấy bị xúc phạm.
Tìm hiểu ai là chủ tọa để tiện việc xưng hô và nói vài câu xã giao. Thông tin cần tìm hiểu là chức danh của họ là gì? Doctor hay Professor. Nếu không rõ chức danh là gì, thì cứ gọi chung là doctor. Nếu chủ tọa là hai người nam và nữ, thì cách xưng hô hay nhất là Chairperson. Chẳng hạn như câu mở đầu là Thank you chairpersons for your kind introduction; it is my pleasure to be here to share with you some interesting data concerning the ABC. ABC là tựa đề bài nói chuyện của mình. Đó là một cách cám ơn chủ tọa đoàn một cách lịch sụ. Tôi sẽ quay lại cách nói này trong một dịp sau.
Biết được ai nói trước mình để nói một câu dạo đầu gây cảm tình. Chẳng hạn như nếu bạn được sằp xếp nói chuyện sau một bài invited lecture (bài giảng chính của diễn giả được mời), thì cách nói để cho người đó hài lòng là: I am afraid that it will be difficult to arouse your interest in what I am going to say after that outstanding presentation by Dr. Smith, hoặc I certainly enjoyed Dr. Smith’s excellent presentation; it is indeed an honor to speak after him, although I am obviously in another league and I hope I can keep your interest. Nếu tiếng Anh của mình chưa thạo lắm, thì có thể nói ngắn hơn như: That certainly is a hard act to follow, but I will do my best not to bore you. Đó là những câu nói để chứng tỏ rằng mình ứng xử “có trước có sau” và lúc nào người nói trước mình cũng vui lòng.
Ngoài ra, ngay khi trước khi nói, bạn cần phải lên bục giảng để làm quen với các công cụ. Cố gắng tìm giờ giải lao, lên bục giảng xem xét máy computer đặt ở đâu, thực hành các nút nhấn để chuyển slides, và thực hành cách đứng sao cho đối diện với khán giả (chứ không phải cứ thò đầu ra nhìn slides). Nên nhớ là bạn nói chuyện với khán giả (con người) chứ không phải nói chuyện với … slide! Phải tỏ ra mình quan tâm đến khán giả; người ta bỏ ra thì giờ đến nghe, mình phải tỏ ra tôn trọng họ.
Soạn bài nói chuyện
Đối với nghiên cứu sinh không thạo tiếng Anh, bí quyết để thành công trong bài thuyết trình là soạn sẵn bài nói chuyện. Bởi vì nhiều nghiên cứu sinh không rành tiếng Anh nên việc soạn bài nói chuyện rất cần thiết. Đó cũng là cách hệ thống hóa mình muốn nói cái gì. Khi nói soạn bài nói chuyện, tôi muốn nói rằng bạn phải soạn “diễn văn” cho mỗi slide. Ngay cả slide đầu (tựa đề) cũng nên viết ra mình muốn nói gì. Không phải viết theo kiểu chung chung, mà là viết cụ thể. Viết y như một bài nói chuyện hoàn chỉnh.   Chú ý đến văn phạm và từ ngữ sử dụng sao cho trong sáng.
Sau khi viết xong, bạn đọc và cố gắng học thuộc lòng. Cách làm đơn giản là sau khi đã tạm thuộc lòng, bạn bỏ bài nói chuyện qua một bên. Sau đó chiếu slide trên máy tính và tự mình thực tập (không cần bài nói chuyện). Giai đoạn kế tiếp là mời một đồng môn hay vài bạn bè khác đến làm khán giả, và bạn thực tập trước mặt họ. Nhờ các bạn ấy xem xét giờ (có quá giờ không), xem xét nhịp điệu nói chuyện (có monotone không), xem xét điệu bộ (có phải đứng như trời trồng không), đánh giá ánh mắt và cách giao tiếp khán giả, v.v. Sau khi xong phần thực tập thì bạn đã nắm vững câu chuyện mình sắp nói. Cho dù buổi hội thảo có cúp điện, bạn vẫn có thể nói vanh vách và tự tin. Tự tin là yếu tố rất quan trọng để thành công trong bài nói chuyện. Không có gì xấu hổ hơn là mình nói những điều mình không biết hay không nắm vững (vì như thế thì có khác gì là con vẹt). Không có gì xấu hổ hơn nói chuyện mà chẳng có cái gì là của mình, mà toàn là lấy của người khác, và vì lấy của người khác nên mình sẽ thiếu tự tin (do không hiểu có ý nghĩa gì). Do đó, tự tạo sự tự tin là cực kì quan trọng.
Đó chính là lời khuyên của tôi cho tất cả những nghiên cứu sinh đã qua lab tôi. Và, tôi có thể tự hào nói rằng 99% nghiên cứu sinh của tôi đều thành công.
Câu mở đầu
Chúng ta có câu vạn sự khởi đầu nan. Trong kĩ năng nói chuyện trước công chúng trong hội nghị khoa học, câu đó có thể hiểu là câu mở đầu rất quan trọng. Nếu câu mở đầu trôi chảy, bài nói chuyện của bạn sẽ 95% thành công. Nếu câu mở đầu lắp bắp là “triệu chứng” của thiếu tự tin, hoặc “có vấn đề”, và từ đó vấn đề sẽ tích lũy làm cho diễn tiến của bài nói chuyện càng lúc càng xấu. Hãy tin tôi.   Đó là kinh nghiệm cá nhân. Vì thế, cần phải chọn một câu mở đầu cho hay.
Theo tôi, câu mở đầu nên theo trình tự sau đây: (a) tự giới thiệu mình với khán giả; (b) nói lời cám ơn chủ tọa; (c) nói lời xã giao với người nói trước mình (như tôi mô tả trên). Cần phải nói cho cử tọa biết rằng bạn rất vui có cơ hội trình bày bài nói chuyện. Cũng nên có vài câu xã giao về thành phố tuyệt vời hay trung tâm vĩ đại mà mình đang nói chuyện (cứ khen!).
Ví dụ câu mở đầu: Good morning/afternoon/evening. Chú ý phải xem giờ mình nói chuyện. Tôi đã từng nghe người ta nói good morning trong khi giờ nói chuyện là 2 giờ chiều! Chỉ nói good evening khi sau 6 giờ chiều.
Sau đó là cám ơn chủ tọa:
Thank you, Dr. Nguyen, for your kind introduction. It is indeed my honor to be in this beautiful city to present the data to you on behalf of my colleagues.
Nếu có 2 người hay trong trường hợp tên của họ khó đọc quá thì nói:
Thank you very much, Chairperson, for your kind words of introduction.
Ngay sau đó, nói vài chữ tự giới thiệu:
My name is Thanh, and I’m a doctor from the ABC Hospital in Ho Chi Minh City.
và vài chữ xã giao và nói ngay chủ đề của bài nói chuyện, như:
It is my pleasure to be here to share with you some interesting data concerning the relationship between sex hormones and osteoporosis
hay: It is an honor to speak in such a wonderful conference. Montreal is a great city and it’s great to be here. This is my first visit to this city, and I know that it is not my last.
Cũng có khi nói “bài bản” hơn nếu ai đó mời mình nói:
I would like to thank Professor Jones for giving me this opportunity to talk to you today. In this presentation, I’m going to tell you about the effect of sex hormones on fracture risk, an area of research that I have pursued for more than 5 years …
Cũng có thể nói:
It is a pleasure/I’m very grateful/to have this opportunity to talk to you about a topic close to my heart: sex hormones and bone health.
Thỉnh thoảng cũng nhấn mạnh những gì mình không nói: 
This presentation will not give you a general overview of the complications of hip replacement surgery; rather I will limit my discussion to prosthetic loosening I’m afraid that I won’t have time to delve into the interesting new developments in minimally invasive surgery, but I understand Dr. Pham will be talking about that later today.
Thỉnh thoảng cũng cám ơn đồng tác giả của mình ngay từ lúc mở đầu bài nói chuyện:
I’m presenting this paper on behalf of my colleagues, Drs. Thanh and Tran.
Hoặc: I am grateful to have the support of experienced, knowledgeable researchers like
Dr. Thanh and Dr. Tran as well as of brilliant and hardworking research fellows like Dr. Smart.
Ngay sau khi câu mở đầu xong, thì tay bạn nên sẵn sàng chuyển sang slide kế tiếp. Nên nhớ là không bao giờ để cho khán giả phải chờ! Lúc nào cũng tạo hào hứng, không có khán giả nghỉ và … ngủ.
Nội dung
Một bài nói chuyện cần có slide về nội dung mình sắp nói là gì để khán giả dễ theo dõi. Sau slide tựa đề (đã bàn trong bài 1), cần có một slide nội dung (không dài quá 6 dòng!) về những ý mình sắp trình bày trong bài nói chuyện. Tiếng Anh gọi là mapping slide. Trong mapping slide bạn có thể trình bày (tôi lấy ví dụ chuyên ngành tôi):

Bone markers and Fragility Fracture

• Bone remodeling
• Serum bone turnover markers (BTM)
• BTM and fracture risk
• Interpretation of marker values
• Conclusions


Có thể xem đó như là một slide dẫn nhập. Chú ý rằng thay vì viết Contents, tôi viết về chủ đề của bài nói chuyện “Bone markers and Fragility Fracture”. Cách viết này đòi hỏi người nói chuyện phải rành tiếng Anh và biết nói ra ngoài đề tài; nếu không rành thì nên viết Contents (hay What I am going to say) cho … chắc ăn.
Sau khi đã giới thiệu xong và nội dung, đến phần đặt câu hỏi hay đặt vấn đề. Có một vài câu nói “tủ” rất có ích mà các bạn có thể sử dụng:
The question is then ….
This made us wonder….
So, the question is this ….
Thus, we aimed to ….
Therefore, we hypothesized that….
So, we wanted to know….
Sau phần dẫn nhập, khi nói về phương pháp, bạn phải nói cho khán giả biết là mình “chuyển chủ đề”. Những câu giới thiệu phương pháp có thể là:
These were the inclusion criteria:
We excluded patients with any of the following:
We recorded the following variables:

Phương pháp dĩ nhiên có liên quan đến thiết bị, và bạn cần phải nói rõ. Có thể trình bày một slide có hình thiết bị để người ta thấy rằng công trình này có qui mô, chứ không phải loại làng nhàng, chay, hay “soft research”. Khi slide hiện, bạn mở đầu bằng cách nói:
This is the quadrature head coil we used for the MRI studies.
We used ELISA for all determinations.
All patients underwent T1- and T2-weighted MRI sequences.

Cũng có thể nói về qui trình:

We considered prostates with asymmetries, indurations, or nodules abnormal.
TIA was defined as an isolated episode of amaurosis fugax or focal cerebral dysfunction of ischemic origin with complete recovery within 24 h.

Nếu qui trình quá phức tạp, kinh nghiệm tôi cho thấy một diagram mô tả qui trình sẽ rất có ích cho khán giả theo dõi.
Đến phần kết quả (results), tức phần quan trọng, bạn cần phải ra “tín hiệu” cho khán giả biết. Nói theo ngôn ngữ thông thường là “chuyển hệ”. Chẳng hạn như bạn có thể nói:
Now I would like to turn to the results section
and shown here is some basic characteristics of participants
As you can see …

Thỉnh thoảng phải nhấn mạnh một điểm nào đó trong bài nói chuyện. Có nhiều cách nhấn mạnh (cũng là cách không để cho khán giả ngủ!), nhưng ở đây tôi bàn về cách nói, nên những câu sau đây sẽ có hiệu quả:
I want you to pay attention to THIS SLIDE (nhấn mạnh bằng cách lên giọng chữ THIS SLIDE)
This finding is very STRIKING
It is very REMARKABLE that
This is a CRUCIAL point

I can’t overestimate the importance of this point
I want to STRESS that...
I want to emphasize this point.
This is a really IMPORTANT point.
… is of paramount importance...
This is the key to understanding…
Whatever you do, do not forget that...
Do not underestimate the role of...
This is essential.
This is important, so I want to make it crystal clear/I want to be sure that you get it.
Let me point out THIS VERY RELEVANT POINT …
Vấn đề là có khi khán giả quên những gì mình nói. Đó là điều rất bình thường. Vì thế thỉnh thoảng phải nhắc lại điểm chính mình muốn nói. Cách để nói là:
In other words, ….
What I am trying to say is that ….
To put it another way, ….
What this really means is that ….
In a bit more detail,…
Let me stress AGAIN
OK, let me ELABORATE FURTHER …
Mỗi khi chuyển slide này sang slide khác, bạn cũng có thể nói một câu giới thiệu (trước khi bấm nút forward). Cách này rất hiệu quả vì giữ khán giả không rời mắt bài nói chuyện. Những câu nói phổ biến cho bối cảnh này là:
Now we’re going to look at ….
This next slide shows ….
And here you can see ….
Let’s look at a concrete example of this.
This next case (image, graph, etc.) is an example of ….
These data showed that … is important, [advance to the next slide], but these other data show that … is also important.
Another factor that plays an important role in this process is ….
Đến phần kết luận, cũng cần phải có những câu nói để người ta chú ý. Không có gì chán bằng những slide kết luận lặp lại những số liệu trong phần Results! Đó là cách trình bày thiếu chuyên nghiệp, của … trẻ con. Chúng ta là “người lớn”, nên phải trình bày chuyên nghiệp. Một cách thể hiện tính chuyên nghiệp là thể hiện qua lời nói. Mở đây phần kết luận, bạn có thể nói:   OK, I think it’s time for me to leave you, but before leaving, I would like to make a number of points as follows. Cũng có thể nói ngắn hơn như:
I’d like to take a minute to go over these three take-home points.
If you forget everything else I have discussed here today, remember these three points.
That just about wraps things up.
I hope you have enjoyed my talk.
Thank you for your attention. I would be happy to try to answer any questions you might have.
Tôi tạm ngưng ở đây để các bạn thực hành. Trong những bài sau tôi sẽ nói về cách nói / diễn giải số liệu, cách trả lời câu hỏi, cách làm chair, và cách thể hiện điệu bộ (body language).

Kĩ năng trình bày: Cách ứng đáp trong hội nghị khoa học


Một báo cáo khoa học lúc nào cũng có phần vấn đáp (question – answer session). Đây là phần quan trọng không kém phần nội dung, vì nó có thể đưa diễn giả lên vinh quang hay tiêu hủy công trình của mình. Nhiều người rất sợ phần vấn đáp, vì nhiều lí do như tiếng Anh kém, không nắm vấn đề vững vàng, và đơn giản hơn … là sợ. Trong bài này tôi sẽ chỉ một số câu văn có thể sử dụng để trả lời và để … trốn. :-) Bạn đọc có thể tham khảo cuốn sách "English for biomedical scientists" của R Ribes, P Iannarelli và R Duarte (1). Đây là cuốn tôi đọc đi đọc lại nhiều lần và thấy rất có ích. 


Nhưng trước khi bàn qua, tôi muốn chia sẻ với các bạn hai câu chuyện cá nhân. Tôi thường hay kể chuyện này trong các workshop ở Việt Nam như là những kinh nghiệm mà tôi trải qua và xem đó là bài học cho người đi sau.
Câu chuyện thứ nhất liên quan đến tôi thời còn đi học. Khoảng 20 năm trước, tôi có một báo cáo quan trọng (bây giờ thì bài đó đã được trính dẫn trên 400 lần) trong một hội nghị quốc tế trên 4000 người. Đó cũng là lần đầu tiên tôi trình bày báo cáo trước cử tọa đông như thế. Rất hồi hộp và … sợ. Sợ mình nói “không ra hồn” sẽ bị thầy mắng cho và làm mất uy tín của nhóm thì rất mệt. Biết được tầm quan trọng, nên thầy tôi rất cẩn thận, chỉ dạy rất nhiều, thực tập cả 5 lần trước khi báo cáo. Thực tập nhiều đến nổi nằm trong khách sạn mà tôi cũng lằm bằm tự nói! Thời đó chưa có powerpoint, chỉ có slide loại 3x3 cm cài đặt vào máy chiếu phim, nên việc chuẩn bị tốn công lắm. Ngồi bên cạnh thầy trên hàng ghế số 1, tôi run lắm, nhưng thầy an ủi và động viên. Ông nói: mày cứ xem đám đông như học trò mình và cứ nói một cách tự tin. Đến khi chủ tọa giới thiệu tên, thầy nói: GO! Lên bục giảng, đứng trước cửa tọa đông cả ngàn người, không thấy ai cả, tôi càng run, nhưng nhờ câu đầu trôi chảy nên tôi nói cũng “ngon lành”. Sau 10 phút nói xong, đến phiên chất vấn 5 phút. Có một ông đứng lên hỏi tôi về weight (trọng lượng) và gãy xương. Ông nói giọng rất khó nghe, và vì hội trường quá lớn nên tôi cũng chẳng thấy mặt mũi ông. Tôi không nghe rõ, nhưng đoán rằng ông ấy hỏi về sway và gãy xương (sway là đề tài tôi trình bày), và thế là tôi trả lời rất tự tin. Ông không hỏi thêm, và tôi hài lòng rằng mình đã trả lời câu hỏi. Những câu hỏi khác thì dễ nên trả lời không có vấn đề gì – tôi nghĩ thế. Đến khi xuống hội trường, ngồi bên cạnh thầy; tôi thấy ông có “mặt hình sự”. Ông không nhìn tôi (tức là có vấn đề) và nói nhỏ vừa đủ tôi nghe, nhưng nói như nghiến răng: you did not answer the guy’s question(mày chưa trả lời câu hỏi của nó). Tôi cãi lại một cách tự tin: I did answer his question (tôi trả lời rồi mà). Ông có vẻ nổi nóng nói (tôi dịch): nó hỏi mày về weight và fracture, chứ nó có hỏi sway đâu. Chữ sway và weight khi đọc cũng giống giống nhau, nhưng ý nghĩa thì rất khác nhau. Ôi, tai nạn! Tôi điếng cả người và im lặng không biết nói sao, và nghĩ chắc sau phiên họp thế nào ổng cũng chửi một trận nên thân. Thấy tôi có vẻ lo lắng, thầy an ủi: thôi, không sao đâu, thằng đó nó cũng chẳng hiểu tiếng Anh gì đâu, vả lại câu hỏi ngu quá! Nói thế thôi, chứ tôi vẫn thấy mình như kẻ thất bại trong lần “ra quân” đầu tiên! Bài học mà tôi rút ra từ kinh nghiệm đó là: nếu không nghe rõ, phải hỏi lại cho chắc ănKhông nên trả lời mà không biết người ta hỏi gì.
Câu chuyện thứ hai liên quan đến nghiên cứu sinh của tôi. Nghiên cứu sinh của tôi tên là B là người Việt từ Việt Nam sang đây học (bây giờ thì cô ta đã xong chương trình và “bay xa” rồi và chắc đang đọc bài này). Xong chương trình masters, vào chương trình PhD đòi hỏi nhiều kĩ năng mềm nhưng quan trọng, trong đó có việc trình bày ở hội nghị khoa học. Hôm đó cũng là một hội nghị quốc tế bên Mĩ, có nhiều “tay to mặt lớn” đến dự trong phiên họp về di truyền học. Đã thực tập nhiều lần, và đã thuộc bài “diễn văn”, tôi thấy an tâm cho B. Trước giờ báo cáo, tôi ngồi lại một lần nữa trong phòng dành cho speakers để cho chắc ăn (trong các hội nghị lớn đều có nơi dành cho speakers với đủ thứ đồ ăn uống, máy tính, internet …). Ngồi trong phòng đó cũng có rất nhiều thầy trò khác đang thực hành như nhóm của tôi. Hai thầy trò bàn đủ thứ câu hỏi có thể có người hỏi, và những câu trả lời cho thông. Ây thế mà sự cố vẫn xảy ra. Bài báo cáo được B trình bày hay, nói năng dõng dạc, mạch lạc, đến nổi sếp tôi ngồi bên cạnh cũng nói: nó nói hay đó chứ mày! Tôi ậm ừ cho qua vì đang hồi hộp chờ đến phiên chất vấn. Một anh đồng nghiệp Hà Lan bước lên microphone đặt câu hỏi, khi đi ngang qua tôi, anh ta nháy mắt một cái như nói xin lỗi, tao phải hỏi trò mày một chút. Anh ta khen kết quả xong rồi hỏi có muốn làm validation với nhóm anh ấy không? Chẳng hiểu lúc đó chị B nhà ta nghĩ gì, mà “phán” một câu: Yeah, I love to do it. Cả hội trường cười ầm lên, sếp tôi ôm đầu cười ngặt nghẽo, còn tôi thì chẳng biết nói gì. Thật ra, B chẳng có trả lời gì sai, vì câu hỏi như thế thì trả lời là yeah cũng chẳng có gì đáng nói. Nhưng người ta cười là vì câu trả lời quá ngắn. Người ta tiêu ra 20 chữ để hỏi, mình cũng phải tiêu ra ít nhất 10 chữ để trả lời. Đáng lẽ B phải “cù cưa” vài câu rồi mới trả lời, chẳng hạn như thank you for your positive comment on our work, I am really keen of an opportunity to work with you in validating my finding, hay Your question is very important, and I love to have a chance to validate my finding in your lab. Thank you. Thật ra, phần lớn những người trong hội trường đều biết B đến từ nhóm nào và mới chỉ là nghiên cứu sinh, nên cũng chẳng ai phàn nàn gì, người ta chỉ thấy vui vì lâu lâu có mấy đứa trẻ ăn nói … thú vị. Nghĩ đi nghĩ lại một cách tích cực hơn, chính cái câu trả lời đó và hội trường cười ầm lên đã làm cho người ta chú ý, nên sau này chắc nhiều người nhớ đến chị B phe ta! Chính anh chàng hỏi câu đó sau này offer một cơ hội để B sang đó làm trong lab của anh ta. Bài học ở đây là: cách trả lời phải lịch sự, có đầu, có đuôi, không quá cụt ngũn dễ gây hiểu lầm là mình đang nổi nóng.
Hai câu chuyện tôi vừa kể chỉ là một cách để nói: đừng bao giờ xem thường phần vấn đáp!  Nhiều khi bài nói chuyện trôi chảy, nhưng đến phần vấn đáp thì … khựng lại. Phần vấn đáp là phần diễn giả thể hiện bản lĩnh của mình, kinh nghiệm, và kiến thức của mình. Tôi đã chứng kiến biết bao nghiên cứu sinh Nhật và Trung Quốc ‘chết đứng’ giữa phần vấn đáp vì họ không hiểu câu hỏi, hoặc không có khả năng trả lời câu hỏi. Do đó, có trường hợp phần vấn đáp làm tiêu tan tất cả những nỗ lực của diễn giả trước đó. Không bao giờ đánh giá thấp phần vấn đáp!
Như nhấn mạnh trong bài trước, diễn giả cần phải chuẩn bị sẵn những câu hỏi khán giả có thể hỏi. Có nghiên cứu tâm lí học cho thấy khi chúng ta bước lên bục giảng, chúng ta chỉ còn nhớ khoảng 50-70% thông tin đã chuẩn bị, phần còn lại bị biến mất theo ... mây khói. Tôi biết một người Mĩ là giáo sư y khoa hẳn hoi, tiếng Anh là tiếng mẹ đẻ, mà mỗi lần bà nói chuyện trong hội nghị là mỗi lần bà phải uống thuốc để đỡ run! Do vậy, cần phảu chuẩn bị tốt.  Có chuẩn bị vẫn tốt hơn không chuẩn bị. Chuẩn bị tạo cho diễn giả một cơ hội để hệ thống hóa vấn đề và sẵn sàng trả lời những câu hỏi có thể hỏi và đỡ hồi hộp. Sau đây là vài nguyên tắc khi trả lời câu hỏi của đồng nghiệp.
1. Mời khán giả đặt câu hỏi
Sau khi xong phần kết luận (và cám ơn), diễn giả cần có một câu mời khán giả đặt câu hỏi. Cố nhiên, người mời đặt câu hỏi là chủ tọa, nhưng trước khi chủ tọa nói, mình vẫn có thể có vài câu chủ động để mời.  Mời câu hỏi cũng là một cách thể hiện sự tự tin của mình.  Một vài câu nói sau đây có thể dùng trong tình huống đó: 
Thank you for your attention. I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation.
I would welcome any questions you might have.
2.  Lắng nghe kĩ câu hỏi
 Cố gắng lắng nghe câu hỏi. Đừng để như tôi trong câu chuyện tôi kể trên!  Nếu câu hỏi không rõ, mình có thể hỏi lại. Ngay cả nếu không hiểu câu hỏi, diễn giả có thể nói thẳng là “I do not understand your question”. Sau đây là vài câu lịch sự để đương đầu với tình huống vừa đề cập:
Could you be a bit more specific about…?
Would you repeat the second part of your question?
I’m afraid I still don’t understand
I’m sorry. I cannot understand your question. Could you please rephrase it and try to speak a bit more slowly?
I am not sure I understood your question. Would you repeat it?
I wonder if you could be a bit more specific about…
What aspect of the problem are you referring to by saying…?
3. Lịch sự
Khi được hỏi, điều quan trọng là không ngắt lời nói người ta. Khoa học cũng phải dân chủ, tức là phải lắng nghe câu hỏi hay phê bình của đồng nghiệp. Chờ cho họ nói xong, mình mới trả lời. Tuyệt đối tránh kiểu nói “So you are asking me if . . .” vì một câu như thế có vẻ mỉa mai và thách thức người ta.
Có tình huống người đặt câu hỏi dài dòng (hay thấy ở Việt Nam), và điều này chứng tỏ người đặt câu hỏi không hiểu vấn đề hay xem thường người nói.  Nếu câu hỏi dài dòng, có thể lịch sự nói:
Sorry, I am not exactly sure what your question is. I think it might be best if you asked me at the bar.
Trong hội nghị, thỉnh thoảng vẫn có những câu hỏi mà nói trắng ra là ... ngu xuẩn, kém thông minh (2). Nhưng dĩ nhiên chúng ta không thể nói như thế với đồng nghiệp, nên cách nói “dễ nghe” hơn là cho rằng câu hỏi không liên quan, nên xin phép không trả lời ở đây: 
Thank you for the question. For me this is a fascinating topic, but I think it might be best if we discuss this during the break. If that’s okay with you. Now, does anyone else have any questions?
Người thông minh sau khi nghe như thế đủ hiểu người đặt câu hỏi stupid như thế nào! Nhưng người trả lời thì hoàn toàn văn minh!
4. Ngắn gọn
Phần trả lời lúc nào cũng phải ngắn gọn. Thông thường hội thảo chỉ dành 5 phút vấn đáp, nên phải sử dụng thì giờ hết sức hiệu quả. Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Tuyệt đối không lên lớp người hỏi mình (dù câu hỏi vô duyên hay ngu xuẩn như thế nào). Không nên bảo người ta phải đọc sách này (đây là chuyện trẻ con), cũng không nói người ta nên xem bài báo nọ (đó là cách khinh thường người ta).
Có nhiều trường hợp (nhất là người Việt) hay khoe kiến thức. Họ thường khoe bằng cách đặt câu hỏi nhưng thật ra là lên lớp giảng bài! Đó là một hình thức cực kì mất lịch sự và trẻ con đối với giới khoa học phương Tây. Có khi chính họ cũng không biết mình mất lịch sự! Trong trường hợp này, diễn giả phải đứng trên họ một bậc - tiếng Anh gọi làstay above. Không bao giờ tranh cãi với họ (vì tranh cãi làm cho khán giả đánh giá mình thấp), nhưng có cách “xua đuổi” câu hỏi / bài giảng của họ:
I think you have raised an interesting point, but I think it is too classic for me to discuss in this audience. It would be great if we could discuss it in the dinner.
Đó cũng là một cách nói để cho thấy người hỏi câu hỏi quá sơ đẳng.
You are absolutely right. I did not mention that point because it is quite technical / because there was no time. But it is covered in my paper.
Đó là cách nói gián tiếp “anh hãy về đọc lại bài của tôi”, một cách nói người đặt câu hỏi quá lười biếng hay đã ngủ gục trong khi diễn giả nói.
5. Những tình huống khó khăn
Bất cứ vấn đề gì đều có thể xảy ra trong phần vấn đáp.  Có thể phân nhóm những câu hỏi thành 5 nhóm sau đây:
(a) khen
(b) chê một cách xây dựng
(c) chê một cách phá hoại
(d) bình luận
(e) lên lớp
Đối với câu hỏi loại (a), chỉ cần nói ngắn gọn kiểu như: Thank you for your comment, I do appreciate your positive words on my work, and I am looking forward to working further ... Đối với (d) thì tùy theo nội dung câu hỏi, nhưng có thể nói chung chung là cám ơn. Đối với kiểu lên lớp (e) thì có thể dùng những câu trên để xua đuổi họ ra chỗ khác.
Đối với câu hỏi chê một cách hằn học (c) thì diễn giả cần phân tích nội dung câu hỏi và trả lời lịch sự nhưng vẫn tỏ ra mình trên họ một bậc. Câu hỏi chê thường là phương pháp không chuẩn, cách diễn giải không phù hợp với dữ liệu, hay là cách đặt vấn đề chưa tốt. Đối với những loại chê này thì diễn giả cần phải tỏ ra mình đứng trên họ một bậc -stay above. Giữ thái độ bình tĩnh. Không trốn tránh vấn đề.  Nếu chê một cách đánh đổ về phương pháp, câu trả lời là: 
Thank you for your interesting question. I consider that my methodology is the state-of-the-art ... The method you suggested is another way to address my problem, but it is not the only way.
Nếu câu hỏi chê về cách diễn giải: 
I gather that you have problems in my interpretation of data. However, I consider that my interpretation is CONSISTENT (nhấn mạnh) with the data shown in Table 2 and Figure 1. Đây là cách trả lời vừa bác bỏ ý kiến của họ vừa ... quảng cáo cho số liệu của mình!
Nếu câu hỏi chê về cách đặt vấn đề, thì có thể trả lời là nhấn mạnh nghiên cứu trước của mình và có ý nghĩa quan trọng (đây là một cách nói reiteration):
The rationale for our work was built on previous research; it is also an extension from our published work. I consider that the present work is significant, because it reiterates the importance of ...
Nếu bất đồng ý kiến với người hỏi, có thể nói thẳng là mình không đồng ý (nhưng lịch sự):
With all due respect, I think that there is no evidence for the association between A and B
I disagree with your comments on …
I think that the importance of…cannot be denied
I am afraid that I have a different interpretation. My interpretation is …
Đó là những câu nói gián tiếp nói người hỏi nên ... im mồm đi, đừng lải nhải nữa!   
Nếu câu hỏi khó quá hay ngoài khả năng, diễn giả có thể … né một cách lịch sự:
I’m afraid I’m not really in a position to be able to address your question yet.
We will come back to that in a minute, if you don’t mind.
I don’t think we have enough time to discuss your comments in depth
I would be happy to talk to you about this after the meeting
Một cách khác là “đá bóng” sang thầy mình (hay một cây đa cây đề nào đó trong phòng). Nhìn xem trong phòng có ai là bậc thầy của mình để đá bóng. Chẳng hạn như nhìn thấy ông Nguyễn nào đó, và mình muốn cho ông ta có dịp lên khán đài trả lời, thì có thể nói:
That certainly is an interesting question. Professor Nguyen will probably be addressing it in his talk later in the session.
Có khi người ta hỏi hơn một câu hỏi. Trong tình huống đó, cách trả lời là chia ra từng câu hỏi để trả lời. Cũng có khi mình quên câu hỏi, thì có thể hỏi lại (I am sorry, what is your second question again?):
There are two different questions here.
With regard to your first question…
Let me address your second question first.
Đó là phẩn trả lời câu hỏi. Hi vọng các bạn đã có vài câu văn nằm lòng để đối phó trong hội nghị lần tới.
(Còn tiếp ...)
NVT

(1) "English for biomedical scientists" của R Ribes, P Iannarelli và R Duarte, Springer 2009. 
(2) Giống như câu hỏi của ông giáo sư Chu Hạo của Trung Quốc hỏi đoàn Việt Nam trong hội thảo về an ninh ở biển Đông. Ông hỏi rằng có phải vì có Mĩ mà đoàn Việt Nam nói mạnh hay không. Đó là một câu hỏi cực kì mất lịch sự, quá thấp về tri thức (thấp tận cùng bùn đen), ấu trĩ (như con nít), và ngu xuẩn. Không có chữ nào khác hơn là "ngu xuẩn", nhất là trong hội thảo quốc tế. Tôi không biết đoàn VN trả lời ra sao, nhưng nếu là tôi thì chắc chắn báo chí sẽ có một bữa ăn "thịnh soạn" về chữ nghĩa cho ông giáo không mấy sáng dạ này. Trong hội thảo khoa học tôi chưa thấy những câu hỏi như thế, nhưng nếu có thì chắc chắn chủ tọa sẽ bác bỏ chứ không trả lời, mà nếu trả lời thì có lẽ câu đầu tiên là "chửi xéo" ngay cái câu ngu xuẩn của hắn (chẳng hạn như I consider that your explicit and non-sequitur question is inapproproate for a seriously intellectually-charged forum), rồi sau đó sẽ đối đầu với câu cụ thể.

Kĩ năng trình bày: Cách làm chủ tọa hội nghị


Làm chủ tọa hay chair trong hội nghị khoa học là một nhiệm vụ tương đối nặng nề. Nhiệm vụ này thường được ban tổ chức giao cho những nhà khoa học có uy tín, có “tên tuổi” trong chuyên ngành, hoặc những người cần được nâng đỡ. Một ngày nào đó, các bạn sẽ làm chủ tọa trong hội nghị, và cần phải biết kĩ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Bài này sẽ hướng dẫn vài kĩ thuật qua kinh nghiệm cá nhân. Các bạn cũng có thể tham khảo 10 qui tắc trong hướng dẫn của Alex Bateman (1) về cách làm chủ toạ một phiên họp. 



Được mời làm chủ tọa hội nghị có khi được xem là một phần thưởng. Trong các hội nghị quốc tế, với hàng chục ngàn người tham dự, hàng ngàn diễn giả, vấn đề đặt ra là tìm ai làm chủ tọa. Ban tổ chức nhiều khi rất nhức đầu chọn người làm chủ tọa. Thông thường, họ chọn (a) những người có tiếng trong lĩnh vực chuyên môn; (b) những “sao” đang lên như là một sự giúp đỡ thế hệ trẻ; (c) những người mới công bố một công trình “nóng” trong chuyên ngành. Không có chuyện chọn “cây đa cây đề” làm chủ tọa. Thật ra, trong vài hội nghị tôi tham gia trong ban tổ chức, nhiều “cây đa cây đề” từ chối lời mời làm chủ tọa vì họ muốn dành chức năng đó cho thế hệ mới. Còn ở Việt Nam, hình như ban tổ chức chọn chủ tọa không theo những qui ước vừa kể.

Thật ra, ngay cả cách làm chủ tọa ở Việt Nam cũng rất khác thường. Trong nhiều hội nghị ở Việt Nam mà tôi tham dự, tôi thấy một số bạn trong nước có cách làm chủ tọa không giống những hội nghị tôi từng có kinh nghiệm ở ngoài. Theo tôi thấy, cách làm ở bên nhà có thể nói rất ư là trịch thượng. Sau khi diễn giả trình bày xong bài báo cáo, người chủ tọa thường tóm lược bài báo cáo, rồi chua thêm vài lời nhận xét (khen có, chê có). Thoạt đầu tôi ngạc nhiên, nhưng sau này dự nhiều hội nghị, tôi mới biết đó là một … truyền thống. Nhưng truyền thống đó không hợp lí. Nhiệm vụ của chủ tọa không phải tóm lược bài báo cáo của diễn giả, càng không phải phê bình hay khen diễn giả. Có lần tôi được nghe một người chủ tọa tóm lược báo cáo của đồng nghiệp tôi ở trong nước mà tôi ngỡ ngàng, vì người chủ tọa rõ ràng không hiểu gì về chuyên môn và càng nói càng sai (sai đến nổi nhiều người lên chỉnh sửa). Thật tình, tôi chưa bao giờ thấy ở ngoài này có ai chủ tọa hội thảo như thế cả.
Vậy chủ tọa một phiên họp nên làm gì? Chủ tọa một phiên họp khoa học là một trách nhiệm không nhỏ. Do đó, người chủ tọa phải nghiêm chỉnh với nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ của người chủ tọa là gì? Với kinh nghiệm cá nhân, tôi có thể nói nhiệm vụ của người chủ tọa là:
  • Điều hành phiên họp trôi chảy theo đúng thì giờ ấn định;
  • Bảo đảm các hoạt động trong phiên họp tuân thủ theo qui định của ban tổ chức (như nhắc nhở không dùng điện thoại di động, không quay phim, hay … sắp đến giờ ăn trưa!)
  • Giúp đỡ diễn giả khi có vấn đề về kĩ thuật (như âm thanh, máy tính, pointer);
  • Khơi mào thảo luận.
Chủ tọa không phải phí thì giờ tóm lược bài báo cáo của diễn giả. Nhiều vấn đề rất chuyên sâu, chủ tọa không nên “mang vạ vào thân” với những tóm lược có thể làm trò cười cho khán giả. Tuy nhiên, chủ tọa cần phải chuẩn bị những câu hỏi để hỏi khi khán giả không ai đặt câu hỏi.
Ngoài ra, kinh nghiệm cá nhân tôi cho thấy chủ tọa cần phải tìm hiểu cách đọc tên của diễn giả. Có nhiều diễn giả tên nước ngoài rất khó đọc. Do đó, trước khi bắt đầu phiên họp, chủ tọa nên gặp từng diễn giả và hỏi họ muốn giới thiệu như thế nào, và hỏi kĩ tên họ phát âm như thế nào cho đúng. Đây là phép lịch sự tối thiểu người chủ tọa phải có đối với khán giả và diễn giả.
Mở đầu phiên họp
Chủ tọa phải lên bàn chủ tọa 1 phút trước khi phiên họp bắt đầu. Khi đúng giờ bắt đầu, chủ tọa phải có vài dòng tuyên bố. Có thể dùng những câu sau đây:

Good morning (trước 12 giờ) ladies and gentlemen. My name is Tuan Nguyen, and I want to welcome you all to this workshop on prognosis of fragility fracture. My co-chair is Professor William Smart from the University of Heaven.
Good afternoon (sau 12 giờ)! My name is Tuan Nguyen and this is session 43 on noninvasive diagnosis. Please take a seat and disconnect your cell phones. We have a lot of exciting material to cover in a short time. We will listen to ten six-minute lectures with a two-minute period for questions and comments after each. Afterwards, provided we are still on time, we will have a final round of questions and comments from the audience, speakers, and panelists.
Good morning. For the benefit of time, I think we will proceed with the session on diabetes and bone health. We have an exciting lineup of speakers. However, as many papers have to be delivered, I encourage the speakers to keep an eye on the time.
Good morning. My name is Dr. Tuan Nguyen, from the University of Blah Blah Blah, and I’m going to moderate this session on the application of predictive models. We have an interesting lineup of speakers, and I’m sure you’re all looking forward to hearing what they have to say. However, there are a few points we need to cover before we get started ….
Giới thiệu diễn giả
Như đề cập trên, mỗi chủ tọa phải có một danh sách các diễn giả, và biết chắc cách phát âm tên của họ. Sau khi chủ tọa tự giới thiệu và nói về thủ tục phiên họp, là phần giới thiệu diễn giả. Không chần chờ! Không nói lòng vòng! Những câu sau đây có thể dùng để giới thiệu:
Our first speaker is Dr. ABC from XYZ University in Paris, France, who will present the paper entitled “Genetics of fracture”. Please, Dr. ABC!
Please join me to welcome our first speaker, Dr. ABC, from the University of Heaven Medical Center. Dr. ABC’s paper is entitled “Can closer follow up improve cure rates for sequential therapy?”
Nếu speaker là người nổi tiếng, có thể dàn nhiều chữ hơn:
We’ll be getting underway with a talk by one of our field’s most renowned specialists,
Dr. Lien Pham, from ABC University. Dr. Phan trained at Stanford and Berkeley in the States and everybody is sure to be familiar with her work on central regulation of bone formation. He holds the Medici Chair of Endocrinology at the UCLA and is the coordinator of the NOW trial. Today, Dr. ABC will be presenting the paper “We’ve come a long way baby – where we stand and where we’re heading”.
Một cách khác để giới thiệu khách quan và ít khen hơn là như sau:
Our next speaker is Dr. ABC. Dr. ABC comes from Brigham and Women’s Hospital, Harvard Medical School, and his presentation is entitled “Non-operative treatment of OA”.
Next is Dr. Peter Flannery from UCLA Medical Center, presenting “Stem cells in hepatic surgery”.
Dr. Mariam Bethlem from the UCSF is the next and last speaker. Her presentation is: “Metastatic disease. Pathways to the heart.
Khi diễn giả xong bài báo cáo, nhiệm vụ của chủ tọa là nói vài câu mào và mời câu hỏi. Đơn giản nhất là cách nói:
Thank you Dr. ABC for your excellent presentation. Any questions or comments?
Thank you Dr. ABC for your presentation. Are there any questions or comments from the audience?
Hơn một chút là vài chữ bình luận (nhưng như tôi nói không cần thiết trong nhiều trường hợp)
Thanks, Dr. ABC. That was a very comprehensive presentation. Does the audience have any comments?
Thank you very much for your clear presentation on this always controversial topic. I would like to ask a question. May I?
I’d like to thank you for this outstanding talk Dr. ABC. Any questions?
Thanks a lot for your talk Dr. ABC. I wonder if the audience has any questions?
Giải lao
Khi phiên họp dài đến giờ giải lao, chủ tọa phải có vài câu nói vui vẻ và thực tế như:
I think we all are a bit tired, so we’ll have a short break.
The session is adjourned until 4 p.m.
We’ll take a short break. Please do not go far – the session will resume in 15 minutes.
We’ll take a 30-minute break. Please fill out the evaluation forms.
The session is adjourned until tomorrow morning. Enjoy your stay in Ho Chi Minh City.
Tuyên bố xong phiên họp
Khi phiên họp kết thúc, chủ tọa phải có đôi lời từ giã khán giả và cám ơn diễn giả. Một số cách nói phổ biến là:
I would like to thank all the speakers for your interesting presentations and the audience for your comments. I will see you all at the congress dinner and awards ceremony.
The session is now over. I want to thank all the participants for their contribution. I’ll see you tomorrow morning. Remember to pick up your attendance certificates if you have not already done so.
We should finish up here. We have another group coming in. I look forward to discussing some of these topics with you later on.
I’m afraid we have run out of time. It has been a pleasure to share this session with you. I have learned a lot and I am more motivated than ever to learn more about this fascinating subject. I look forward to the publications that will undoubtedly result from the studies you have underway.
Quản lí thời lượng
Một nhiệm vụ quan trọng của chủ tọa là phải đảm bảo các diễn giả nói đúng giờ. Quá 1 hay 2 phút còn có thể chấp nhận được, nhưng quá 5 phút là không thể tha thứ, vì đó là một sự thể hiện cực kì mất lịch sự, thiếu tự trọng. Trong trường hợp đó, chủ tọa phải “thẳng tay” nhắc nhở diễn giả, và nếu nhắc 2 lần mà vẫn còn ngoan cố thì chủ tọa có nhiệm cắt bỏ luôn diễn giả. Không nhân nhượng. Có thể nói như sau:
Dr. ABC, I am afraid that your time is almost over. You have 30 seconds to finish your presentation.
Dr. Ho, you are running out of time.
Dr. Russell, we’re going over time. Please finish up.
Nếu sau khi nhắc nhở mà diễn giả vẫn chưa xong hay ngoan cố, thì chủ tọa cắt ngang:
Dr. ABC, I’m sorry but your time is over. We must proceed to the next presentation. Any questions, comments?
We’re out of time, Dr. Ho. We need to move on to the questions.
Dr. Russell, I’m afraid I’m going to have to ask you to stop talking. Your time is up.
Sau đó, giới thiệu diễn giả khác, và nhắc nhở ngay:
Dr. Green, please keep an eye on the time, we are behind schedule.
We are running behind schedule, so I remind all speakers you have six minutes to deliver your presentation.
Cũng có khi phiên họp còn nhiều thời gian để thảo luận. Trong trường hợp đó, ngưởi chủ tọa có thể hỏi khán giả xem có câu hỏi nào khác:
As we are a little bit ahead of schedule, I encourage the panelists and the audience to ask questions and offer comments.
I have a question for the panelists: What percentage of the total number of operations is performed on children at your institution?
Khi có vấn đề kĩ thuật, chủ tọa có nhiệm vụ phải báo cho khán giả biết. Sau đây là vài câu nói thông thường:
Khi máy tính không chạy:
I am afraid there is a technical problem with the computer. In the meantime, I would like to take this opportunity to comment about …
The computer is not working properly. Until it is running again, I encourage the panelists to offer their comments about the presentations we have already seen.
It seems the computer is on the blink. The hotel staff have informed us that we should have a new one up and running within a quarter of an hour. I propose that we take our break now rather than at 11:30.
Cúp điện:
The lights have gone out. We’ll take what will hopefully be a short break until they are repaired.
As you see, or indeed do not see at all, the lights have gone out. The hotel staff have told us it is going to be a matter of minutes, so do not go too far; we’ll resume as soon as possible.
Nhiễu âm thanh:
Dr. ABC, we cannot hear you. There must be a problem with your microphone.
Perhaps you could try this microphone?
Please, would you use the microphone? The rows at the back cannot hear you.
Can somebody please help Dr. Lin with her microphone. It doesn’t seem to be working properly.
Khi diễn giả có vẻ thiếu tự tin, chủ tọa cũng nói vài câu … động viên và nhắc nhở:
Khi nói chẳng ai nghe được:
Dr. ABC, would you please speak up? It is difficult to hear you.
Dr. ABC, please speak up a bit. The people at the back cannot hear you.
Nếu diễn giả quá hồi hộp:

Dr. ABC, take your time. We can proceed to the next presentation, so whenever you feel OK and ready to deliver yours, it will be a pleasure to listen to it.
Nói tóm lại, làm chủ tọa là một vinh dự, và người chủ tọa phải tỏ ra có trách nhiệm. Một cách thể hiện trách nhiệm là đảm bảo phiên họp diễn tiến một cách trôi chảy, nói năng tử tế, lịch sự với khán giả và diễn giả. Làm chủ tọa một phiên họp thành công là một kinh nghiệm cá nhân rất khó quên. Hi vọng những mách bảo trên đây giúp các bạn trong việc làm chủ tọa trong một hội nghị trong tương lai.

==

(1) http://journals.plos.org/ploscompbiol/article?id=10.1371/journal.pcbi.1000517
Ten simple rules for chairing a scientific session
Comments